Valido dal 1° agosto 2011, versione del 28 luglio 2023
Ogni persona ha il diritto di consultare gli archivi di FFS Historic dopo la scadenza dei termini di protezione (art. 9, 11 e 12 della legge federale sull’archiviazione del 26 giugno 1998, RS 152.1). Il diritto di consultazione comprende:
- la consultazione dei mezzi di ricerca e dei documenti;
- la riproduzione, con riserva delle limitazioni intese a garantire la loro conservazione;
- l’utilizzo delle informazioni per scopi personali/scientifici. L’utilizzo a fini aziendali richiede un’autorizzazione scritta di FFS Historic; in questi casi può essere addebitata una commissione di utilizzo.
Il termine di protezione è di 30 anni per gli atti e di 50 anni per i dati personali degni di particolare protezione. Le immagini non sono solitamente soggette al termine di protezione. I servizi mittenti possono consultare i documenti da essi versati anche durante il termine di protezione. Gli archivi non devono essere modificati. La consultazione durante il termine di protezione può essere consentita anche a terzi a determinate condizioni (art. 13 legge sull’archiviazione).
Gli utilizzatori devono concordare la prima visita con gli archivisti, fornendo i propri dati
personali e il motivo della ricerca. Le ulteriori visite si effettuano durante gli orari di apertura oppure concordandole con gli archivisti. Gli archivi si possono consultare o copiare nelle postazioni di lettura. I prestiti sono ammessi solo in casi eccezionali motivati – ad esempio per l’elaborazione di una pubblicazione nell’interesse delle FFS – e sulla base di un accordo scritto. Tali eccezioni devono essere autorizzate dalla direzione dell’archivio.
Per tutte le questioni resta determinante la legge federale sull’archiviazione. In caso di dubbi, l’Archivio storico fa riferimento inoltre alle ordinanze relative all’Archivio federale svizzero.
Il servizio di base dell’Archivio, ossia l’individuazione dei documenti e la loro consultazione, è gratuito. Gli ulteriori servizi, soprattutto la copia o la riproduzione dei documenti, sono a pagamento. Gli emolumenti, calcolati analogamente a quanto riportato nell’ordinanza sugli emolumenti dell’Archivio federale e di altre istituzioni paragonabili, contribuiscono a coprire i costi dell’azienda che gestisce l’Archivio.